Zatrudnienie cudzoziemca może być dla firmy sposobem na pozyskanie potrzebnego pracownika, ale wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, których nie ma przy zatrudnianiu obywatela Polski. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy trzeba sprawdzić nie tylko jego dane i przygotować umowę, ale przede wszystkim zweryfikować legalność pobytu oraz podstawę pozwalającą na wykonywanie pracy w Polsce.
Formalności nie kończą się przy tym na uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia albo wpisaniu oświadczenia do ewidencji. Pracodawca musi również pamiętać o dokumentacji kadrowej, zgłoszeniu do ZUS, zasadach wynagradzania oraz kolejnych powiadomieniach składanych już po rozpoczęciu zatrudnienia. W ramach obsługi kadrowo-płacowej AT Koncept wspieramy przedsiębiorców w prawidłowym przygotowaniu dokumentacji pracowniczej, rozliczaniu wynagrodzeń, ZUS i innych obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników.
W 2026 roku szczególną uwagę trzeba zwrócić na zmiany wynikające z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która obowiązuje od 1 czerwca 2025 roku, oraz późniejszych rozporządzeń. Duża część procedur odbywa się obecnie elektronicznie.
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczęcie procedury od przygotowania umowy. W przypadku cudzoziemca wcześniej trzeba ustalić trzy podstawowe kwestie: obywatelstwo pracownika, podstawę jego legalnego pobytu w Polsce oraz podstawę umożliwiającą wykonywanie pracy. To ważne, ponieważ legalny pobyt i legalna praca są dwoma odrębnymi zagadnieniami. Cudzoziemiec może posiadać dokument pozwalający mu przebywać w Polsce, który nie daje jednocześnie prawa do wykonywania konkretnej pracy.
Pracodawca powinien więc przed zatrudnieniem sprawdzić ważny dokument pobytowy, upewnić się, czy pozwala on na podjęcie pracy, wykonać jego kopię i przechowywać ją przez okres zatrudnienia.
Nie istnieje jeden dokument wymagany przy każdym zatrudnieniu cudzoziemca. Procedura zależy między innymi od obywatelstwa, rodzaju pobytu, rodzaju pracy oraz sytuacji konkretnego pracownika.
| Sytuacja | Najczęściej stosowana podstawa |
| cudzoziemiec posiada status pozwalający na pracę bez dodatkowego zezwolenia | zatrudnienie bez zezwolenia na pracę |
| obywatel wybranego państwa objętego procedurą uproszczoną | oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi |
| obywatel państwa trzeciego niewchodzący w procedurę uproszczoną | zezwolenie na pracę |
| praca sezonowa | zezwolenie na pracę sezonową |
| obywatel Ukrainy spełniający warunki szczególnych przepisów | powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy |
| cudzoziemiec posiadający odpowiednie zezwolenie na pobyt czasowy i pracę | praca na warunkach wynikających z tego zezwolenia |
Dlatego przed przygotowaniem dokumentów kadrowych warto najpierw ustalić dokładny status konkretnej osoby. Nie powinno się automatycznie stosować tej samej procedury tylko dlatego, że wcześniej firma zatrudniała innego pracownika z zagranicy.
Procedura oświadczeniowa jest prostsza niż klasyczne zezwolenie na pracę, ale od 1 grudnia 2025 roku dotyczy obywateli tylko czterech państw: Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Gruzja została usunięta z tej listy. Obywatele Gruzji mogą korzystać ze starszych oświadczeń wpisanych do ewidencji przed 1 grudnia 2025 roku do końca okresu ich ważności, ale nowych oświadczeń dla obywateli tego kraju nie można już rejestrować. Oświadczenie może obejmować okres pracy nieprzekraczający 24 miesięcy, a rozpoczęcie pracy powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia. Procedury tej nie stosuje się między innymi do pracy sezonowej.
Pracodawca składa oświadczenie elektronicznie za pośrednictwem praca.gov.pl. Do dokumentacji mogą być potrzebne między innymi kopie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, dowód wniesienia opłaty, oświadczenie dotyczące karalności pracodawcy, pełnomocnictwo, jeżeli w sprawie działa pełnomocnik, a w zawodach regulowanych także dokumenty potwierdzające odpowiednie kwalifikacje.
W 2026 roku opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł za jednego cudzoziemca.
Warto zwrócić uwagę na mniej oczywisty szczegół: od 1 czerwca 2026 roku część oświadczeń składanych wcześniej jako odrębne załączniki została włączona bezpośrednio do elektronicznego formularza. Przy reprezentacji wieloosobowej możliwe jest również podpisanie dokumentów przez więcej niż jedną osobę zgodnie ze sposobem reprezentacji przedsiębiorstwa.
Nie zawsze. Sam wpis oświadczenia do ewidencji nie wystarcza, jeżeli cudzoziemiec nie posiada odpowiedniego tytułu pobytowego. Pracodawca powinien więc sprawdzić jednocześnie dwa elementy:
podstawę pobytu + podstawę wykonywania pracy.
Praca może być wykonywana dopiero wtedy, gdy oba warunki są spełnione. Dodatkowo jej warunki powinny odpowiadać temu, co zostało wskazane w oświadczeniu – między innymi w zakresie pracodawcy, stanowiska, wymiaru pracy oraz wynagrodzenia.
Umowa z cudzoziemcem powinna zostać zawarta w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Jeżeli umowa została sporządzona po polsku, ale cudzoziemiec nie zna języka polskiego w stopniu pozwalającym mu zrozumieć jej treść, przed jej podpisaniem trzeba przedstawić mu pisemną wersję w języku dla niego zrozumiałym. Możliwe jest również przygotowanie umowy dwujęzycznej. Jeżeli natomiast umowa zostanie sporządzona wyłącznie w języku obcym, pracodawca powinien przechowywać jej tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego.
To istotna różnica, ponieważ przy umowie dwujęzycznej lub przedstawieniu pracownikowi dodatkowej wersji służącej zrozumieniu jej treści przepisy nie wymagają automatycznie tłumaczenia przysięgłego. Taki obowiązek pojawia się, gdy dokument będący właściwą umową sporządzono w języku obcym.
To jeden z obowiązków, który w starszych poradnikach dotyczących zatrudniania cudzoziemców często nie jest jeszcze uwzględniany. W przypadku pracy wykonywanej na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia pracodawca powinien przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy przekazać elektronicznie kopię zawartej z nim umowy organowi, który wydał zezwolenie albo wpisał oświadczenie do ewidencji. Oznacza to, że w firmowej procedurze zatrudnienia cudzoziemca nie powinno być tylko etapu „podpisanie umowy”. Potrzebny jest również etap „przekazanie umowy przez system”.
Przy oświadczeniu o powierzeniu pracy obowiązki nie kończą się po uzyskaniu wpisu. Jeżeli cudzoziemiec rozpocznie pracę, pracodawca informuje właściwego starostę o podjęciu pracy w ciągu 7 dni od dnia jej rozpoczęcia. Jeżeli cudzoziemiec pracy nie podejmie, informację należy przekazać w ciągu 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w ewidencji. Pracodawca informuje urząd również o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia albo o tym, że cudzoziemiec definitywnie nie podejmie pracy. Zgłoszenie wcześniejszego zakończenia lub niepodjęcia pracy powoduje unieważnienie wpisu oświadczenia z mocy prawa. To jeden z powodów, dla których przy większej liczbie cudzoziemców warto prowadzić oddzielny kalendarz terminów dotyczących legalizacji pracy.
Poza dodatkowymi formalnościami związanymi z cudzoziemcami pracodawca realizuje również standardowe obowiązki kadrowo-płacowe. Jeżeli rodzaj zawartej umowy powoduje obowiązek ubezpieczenia, pracownik powinien zostać zgłoszony do ZUS w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń. Następnie pracodawca nalicza wynagrodzenie, składki oraz zaliczki podatkowe zgodnie z zasadami dotyczącymi danego pracownika.
W 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę przy pełnym etacie wynosi 4 806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa dla umów objętych tą stawką wynosi 31,40 zł brutto. Przy zatrudnianiu cudzoziemców szczególnie ważna jest współpraca między osobą odpowiadającą za legalizację zatrudnienia a osobą prowadzącą kadry i płace. Dane znajdujące się w umowie, dokumentach legalizacyjnych i systemie płacowym powinny być ze sobą zgodne.
W AT Koncept w Radzyminie zajmujemy się bieżącą obsługą kadrowo-płacową przedsiębiorców, w tym przygotowaniem dokumentacji zatrudnienia, rozliczaniem wynagrodzeń oraz dokumentów ZUS. Dzięki temu przedsiębiorca może uporządkować część kadrowo-płacową procesu także wtedy, gdy w jego zespole pojawiają się pracownicy zagraniczni.
Przy oświadczeniu wynagrodzenie cudzoziemca nie powinno być niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Przykładowo Urząd Pracy m.st. Warszawy przy ocenie wynagrodzenia korzysta między innymi z danych wynikających z ofert pracy oraz analiz lokalnego i regionalnego rynku pracy. Nie wystarczy więc sprawdzić wyłącznie ogólnokrajowego wynagrodzenia minimalnego. W konkretnym postępowaniu urząd może analizować również, czy proponowana płaca odpowiada charakterowi stanowiska. Jeżeli podczas zatrudnienia zwiększony zostanie wymiar czasu pracy lub liczba godzin, odpowiednio powinno zostać zwiększone również wynagrodzenie.
Nie. Nowego oświadczenia nie trzeba uzyskiwać między innymi wtedy, gdy zmienia się siedziba, nazwa lub forma prawna pracodawcy, zmienia się sama nazwa stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków, zwiększono wymiar pracy nie więcej niż do pełnego etatu przy odpowiedniej zmianie wynagrodzenia albo cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe niż wskazane wcześniej.
Nowego oświadczenia nie wymaga także zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę.
Nie oznacza to jednak, że można dowolnie zmieniać zakres pracy, stanowisko czy warunki zatrudnienia. Każdą istotną zmianę warto wcześniej porównać z warunkami dokumentu legalizującego pracę.
W przypadku obywateli Ukrainy funkcjonuje szczególna procedura powiadomienia. Pracodawca może zgłosić zatrudnienie poprzez praca.gov.pl. Powiadomienie składa się do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce pobytu pracodawcy w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. W przypadku osób objętych szczególnymi regulacjami związanymi z wojną w Ukrainie powiadomienie jest podstawową procedurą legalizacji pracy. Urząd Pracy m.st. Warszawy wskazuje, że osoby objęte ochroną czasową wynikającą z przepisów dotyczących Ukrainy wykonują pracę na podstawie powiadomienia, a nie oświadczenia lub zezwolenia. Status konkretnej osoby należy jednak każdorazowo sprawdzić przed rozpoczęciem pracy, ponieważ obywatel Ukrainy może przebywać w Polsce również na podstawie innego tytułu pobytowego.
To jedna z najnowszych zmian, którą pracodawcy planujący rekrutację zagraniczną powinni uwzględnić.
Od 22 sierpnia 2026 roku obywatele: Kolumbii, Gruzji i Wenezueli posiadający zezwolenie na pracę nie mogą na jego podstawie wykonywać pracy w Polsce, jeżeli ich pobyt odbywa się wyłącznie w ramach ruchu bezwizowego. W takim przypadku konieczny jest odpowiedni inny tytuł pobytowy pozwalający na wykonywanie pracy.
Przewidziano wyjątek dla osób, które rozpoczęły pracę na podstawie zezwolenia jeszcze przed 22 sierpnia 2026 roku podczas legalnego pobytu bezwizowego – mogą ją kontynuować do końca tego okresu pobytu.
Jest to dobry przykład pokazujący, dlaczego przed każdym zatrudnieniem trzeba sprawdzać nie tylko ważność samego zezwolenia, ale również aktualne przepisy dotyczące konkretnego obywatelstwa i podstawy pobytu.
Przed rozpoczęciem pracy pracodawca powinien sprawdzić dokument potwierdzający legalność pobytu, a jego kopię przechowywać przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca. Samo okazanie dokumentu przez pracownika nie wystarcza więc do prawidłowego udokumentowania procesu zatrudnienia.
W firmowej dokumentacji warto również zachować informacje pozwalające odtworzyć cały proces: dokument będący podstawą legalnej pracy, dokument pobytowy, umowę i jej wersję językową, potwierdzenie przekazania umowy do właściwego organu oraz wymagane powiadomienia.
| Etap | Co należy sprawdzić lub wykonać? |
| 1. Weryfikacja osoby | obywatelstwo, paszport lub inny dokument tożsamości |
| 2. Legalność pobytu | dokument lub status umożliwiający legalny pobyt w Polsce |
| 3. Możliwość wykonywania pracy | czy dany tytuł pobytowy pozwala na pracę |
| 4. Podstawa zatrudnienia | zwolnienie z zezwolenia, oświadczenie, zezwolenie, powiadomienie lub inna podstawa |
| 5. Dokumenty legalizacyjne | złożenie wymaganych formularzy i załączników |
| 6. Umowa | pisemna umowa przed rozpoczęciem pracy |
| 7. Język umowy | zapewnienie pracownikowi zrozumiałej wersji treści |
| 8. Przekazanie umowy | przesłanie kopii do właściwego organu, jeśli taki obowiązek występuje |
| 9. Dokumentacja kadrowa | akta osobowe, dane pracownika, wymagane oświadczenia |
| 10. ZUS | zgłoszenie do ubezpieczeń, jeżeli jest wymagane |
| 11. Powiadomienia | kontrola terminów 7 i 14 dni oraz innych obowiązków wynikających z zastosowanej procedury |
| 12. Kontrola w trakcie zatrudnienia | ważność pobytu, dokumentów oraz zgodność faktycznych warunków pracy z dokumentacją |
Naruszenia przepisów dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom mogą wiązać się z wysokimi karami. Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi ustawa przewiduje karę grzywny od 3 000 zł do 50 000 zł. Wyższe sankcje mogą dotyczyć między innymi przypadków wykorzystania cudzoziemca lub żądania od niego korzyści majątkowej w związku z uzyskaniem dokumentów pozwalających na pracę.
Ryzyko nie dotyczy jednak wyłącznie sytuacji, w której firma w ogóle nie posiada dokumentu legalizującego pracę. Problemem może być również wykonywanie pracy na innych warunkach niż wynikające z zezwolenia lub oświadczenia albo zatrudnienie osoby, której tytuł pobytowy nie pozwala na wykonywanie danej pracy.
Przy jednorazowym zatrudnieniu przedsiębiorca może próbować kontrolować terminy ręcznie. Jeżeli jednak cudzoziemców jest kilku lub firma regularnie prowadzi rekrutację zagraniczną, znacznie bezpieczniejsze jest stworzenie stałej procedury. Powinna ona określać, kto weryfikuje dokumenty pobytowe, kto odpowiada za legalizację pracy, kiedy przygotowywana jest umowa, kto przekazuje ją do systemu, kto zgłasza pracownika do ZUS oraz kto monitoruje terminy ważności dokumentów.
Szczególnie ważna jest wymiana informacji pomiędzy pracodawcą a obsługą kadrowo-płacową. Zmiana daty rozpoczęcia pracy, stanowiska, liczby godzin lub rodzaju umowy może wpływać zarówno na dokumentację kadrową i wynagrodzenie, jak i na podstawę legalnego wykonywania pracy.
Nie. Legalny pobyt i możliwość wykonywania pracy trzeba sprawdzać oddzielnie. W zależności od rodzaju dokumentu pobytowego oraz statusu cudzoziemca może być wymagane dodatkowe zezwolenie, oświadczenie albo powiadomienie.
Umowa może być sporządzona po polsku, ale jeżeli cudzoziemiec nie rozumie języka polskiego, przed podpisaniem trzeba przedstawić mu jej pisemną treść w języku dla niego zrozumiałym. Można również zastosować umowę dwujęzyczną. Jeżeli właściwa umowa została sporządzona wyłącznie w języku obcym, konieczne jest przechowywanie jej tłumaczenia na język polski wykonanego przez tłumacza przysięgłego.
W przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia pracodawca ma obowiązek przekazać kopię umowy właściwemu organowi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.
Informację o rozpoczęciu pracy trzeba przekazać w terminie 7 dni od dnia jej rozpoczęcia. Jeżeli cudzoziemiec nie rozpocznie pracy, obowiązuje termin 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia wskazanej w ewidencji.
Nie. Od 1 grudnia 2025 roku procedura oświadczeniowa obejmuje obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii oraz Ukrainy. Starsze oświadczenia dotyczące obywateli Gruzji, wpisane przed zmianą przepisów, mogą być wykorzystywane do końca okresu ich ważności.
