Sprawozdanie finansowe to jeden z najważniejszych obowiązków spółek i innych podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Problem pojawia się wtedy, gdy termin minął, dokument nie został sporządzony, nie został zatwierdzony, nie ma wymaganych podpisów albo nie trafił do KRS. W takiej sytuacji nie warto czekać na wezwanie z sądu rejestrowego. Najlepiej jak najszybciej ustalić, na którym etapie powstało opóźnienie i uzupełnić brakujące obowiązki.
Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, standardowo sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdza w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, a następnie składa do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia1. W praktyce oznacza to zwykle: sporządzenie do końca marca, zatwierdzenie do końca czerwca i złożenie do KRS do 15 lipca.
Szczegółowe informacje o ofercie i warunkach współpracy można uzyskać telefonicznie lub wysyłając zapytanie za pomocą formularza kontaktowego.
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Najczęściej są to spółki z o.o., spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie oraz inne jednostki zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości.
W praktyce temat dotyczy przede wszystkim zarządu lub osób pełniących funkcję kierownika jednostki. To one odpowiadają za to, aby sprawozdanie zostało przygotowane, podpisane, zatwierdzone i złożone we właściwym terminie. Nawet jeśli księgowość technicznie przygotowuje dokumenty, odpowiedzialność organizacyjna pozostaje po stronie jednostki.
Przy standardowym roku obrotowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym trzeba pilnować trzech etapów. Pierwszy to sporządzenie i podpisanie sprawozdania. Drugi to jego zatwierdzenie przez właściwy organ, na przykład zgromadzenie wspólników. Trzeci to złożenie dokumentów do KRS.
Najważniejsze terminy to:
Spóźnienie może dotyczyć każdego z tych etapów. Inaczej wygląda sytuacja, gdy sprawozdanie jest gotowe i zatwierdzone, ale nie zostało wysłane, a inaczej wtedy, gdy dokument w ogóle nie został przygotowany.
Brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego w ustawowym terminie nie rozwiązuje problemu. Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w terminie, jednostka wpisana do KRS powinna złożyć je do rejestru jako niezatwierdzone, a następnie po zatwierdzeniu złożyć ponownie wraz z wymaganymi dokumentami2.
To częsta sytuacja w spółkach, w których nie odbyło się zgromadzenie wspólników, wspólnicy nie podjęli uchwały, brakuje podpisów albo pojawił się spór co do treści sprawozdania. Nie warto wtedy czekać „aż wszystko się wyjaśni”, bo brak działania może tylko pogłębić problem.
Zakres dokumentów zależy od rodzaju jednostki, ale najczęściej do KRS składa się sprawozdanie finansowe, uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty, a w niektórych przypadkach także sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z badania biegłego rewidenta.
Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają dokumenty finansowe elektronicznie. Co do zasady można to zrobić bezpłatnie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych, a w niektórych sytuacjach przez system S24. Dokumenty finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS są dostępne w przeglądarce dokumentów finansowych3.
Konsekwencje zależą od skali opóźnienia, rodzaju podmiotu i tego, czy sąd rejestrowy podjął już działania. Jeżeli spółka spóźniła się kilka dni, najważniejsze jest szybkie złożenie dokumentów. Jeśli jednak opóźnienie jest dłuższe albo powtarza się w kolejnych latach, ryzyko rośnie.
Możliwe konsekwencje to:
Sąd rejestrowy może wezwać obowiązanych do złożenia dokumentów, a w razie niewykonania obowiązku nałożyć grzywnę. Mechanizm postępowania przymuszającego wynika z przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym 4.
Tak. Ustawa o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym. W określonych sytuacjach niezrealizowanie obowiązku może wiązać się z grzywną albo karą ograniczenia wolności.
Dodatkowo w szczególnych przypadkach, gdy obowiązek dotyczy przekazania sprawozdania właściwemu organowi podatkowemu, znaczenie mogą mieć przepisy Kodeksu karnego skarbowego. KKS przewiduje karę grzywny za wykroczenie skarbowe za nieprzekazanie w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania5.
Tak. Spóźnienie nie oznacza, że sprawy nie da się uporządkować. Najważniejsze jest jak najszybsze wykonanie zaległego obowiązku. W praktyce lepiej złożyć sprawozdanie po terminie niż dalej zwlekać i czekać na wezwanie.
Najpierw trzeba ustalić, na czym polega opóźnienie. Czy sprawozdanie zostało sporządzone? Czy zostało podpisane przez wszystkie wymagane osoby? Czy odbyło się zgromadzenie zatwierdzające? Czy są uchwały? Czy plik XML jest poprawny? Czy dokumenty zostały wysłane, ale zgłoszenie zostało odrzucone? Dopiero po takiej analizie można skutecznie naprawić sytuację.
Jeżeli termin już minął, warto działać według prostego schematu. Pozwala to uniknąć kolejnych błędów i sprawdzić, czy problem jest księgowy, organizacyjny, techniczny czy formalny.
Praktyczna checklista:
Jeżeli opóźnienie dotyczy kilku lat, warto uporządkować dokumenty chronologicznie, od najstarszych zaległości. W przeciwnym razie łatwo pominąć dokument albo złożyć niepełny pakiet.
Wezwania z KRS nie należy ignorować. Jeżeli sąd rejestrowy wzywa do złożenia dokumentów, trzeba sprawdzić dokładnie, czego dotyczy wezwanie: którego roku obrotowego, jakich dokumentów i w jakim terminie trzeba je uzupełnić.
Warto wtedy od razu skontaktować się z księgowością i osobą odpowiedzialną za obsługę KRS. Czasem problem polega nie na braku samego sprawozdania, ale na braku uchwały, błędnym formacie dokumentu, niewłaściwym podpisie albo nieprawidłowo zakończonym zgłoszeniu w systemie.
Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w terminie, można mieć obowiązek złożenia go jako niezatwierdzonego. Natomiast po zatwierdzeniu trzeba złożyć dokumenty ponownie, już z uchwałami i pozostałymi wymaganymi załącznikami.
Nie warto jednak samodzielnie decydować, który wariant wybrać, bez sprawdzenia statusu dokumentu i terminów. W praktyce trzeba rozdzielić dwie sytuacje: brak zatwierdzenia w terminie oraz spóźnienie w złożeniu zatwierdzonego sprawozdania.
Za wykonanie obowiązków związanych ze sprawozdaniem odpowiada kierownik jednostki. W spółce z o.o. będzie to najczęściej zarząd. W praktyce biuro rachunkowe przygotowuje dane, zestawienia i plik sprawozdania, ale zarząd powinien dopilnować podpisów, zatwierdzenia i złożenia dokumentów.
To ważne, bo opóźnienie często wynika nie z jednego błędu, ale z braku procesu. Księgowość czeka na dokumenty od spółki, zarząd czeka na księgowość, wspólnicy nie podejmują uchwał, a termin mija. Dlatego najlepiej ustalić harmonogram z wyprzedzeniem, szczególnie w spółkach, w których jest kilku członków zarządu albo wspólnicy przebywają za granicą.
Tak, może wpływać. Dokumenty finansowe w KRS są publicznie dostępne, więc kontrahenci, banki, leasingodawcy, inwestorzy albo instytucje udzielające dotacji mogą sprawdzić, czy spółka regularnie składa sprawozdania. Braki w dokumentach mogą wyglądać nieprofesjonalnie, nawet jeśli wynikają tylko z przeoczenia.
Opóźnienie może utrudnić uzyskanie finansowania, udział w przetargu, analizę zdolności kredytowej albo rozmowy z kontrahentem. Dlatego zaległe sprawozdanie warto złożyć nie tylko z powodu ryzyka sankcji, ale także ze względów biznesowych.
W naszym biurze rachunkowym pomagamy przedsiębiorcom uporządkować obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym, szczególnie wtedy, gdy termin już minął, brakuje dokumentów albo spółka nie wie, od czego zacząć. Analizujemy, na którym etapie powstało opóźnienie i jakie działania trzeba wykonać w pierwszej kolejności.
W praktyce wspieramy między innymi w:
Takie wsparcie jest szczególnie przydatne w spółkach z o.o., które prowadzą pełną księgowość, mają kilku wspólników, zmieniły zarząd, zmieniły biuro rachunkowe albo nie mają pewności, czy poprzednie sprawozdania zostały poprawnie złożone.
Najgorsze rozwiązanie to ignorowanie problemu. Spóźnienie samo nie zniknie, a brak dokumentów może zostać zauważony przez KRS, kontrahenta, bank albo inwestora. Nie warto też wysyłać niekompletnego pakietu dokumentów tylko po to, żeby „coś złożyć”, bo system albo sąd mogą wezwać do uzupełnienia braków.
Nie warto:
Najbezpieczniej jak najszybciej przygotować brakujące dokumenty, złożyć je elektronicznie i zachować potwierdzenia.
Spóźnione sprawozdanie finansowe trzeba potraktować jako zaległy obowiązek, który należy jak najszybciej uporządkować. Najpierw trzeba ustalić, czy problem dotyczy sporządzenia, podpisania, zatwierdzenia czy wysłania dokumentów do KRS. Dopiero potem można przygotować właściwy pakiet dokumentów i złożyć go w systemie.
Im szybciej spółka zareaguje, tym łatwiej ograniczyć ryzyko wezwań, grzywien i problemów z wiarygodnością. Warto też wdrożyć prosty harmonogram na kolejne lata, aby obowiązek sprawozdawczy nie był realizowany w ostatniej chwili.
Tak. Jeżeli termin minął, sprawozdanie nadal trzeba złożyć. Lepiej zrobić to jak najszybciej, zamiast czekać na wezwanie z KRS.
Możliwe są wezwania z sądu rejestrowego, postępowanie przymuszające, grzywna, a w określonych przypadkach odpowiedzialność osób zobowiązanych do wykonania obowiązku.
Nie. Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w terminie, może być konieczne złożenie go jako niezatwierdzonego, a następnie ponowne złożenie po zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.
Za obowiązki związane ze sprawozdaniem odpowiada kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. najczęściej zarząd. Biuro rachunkowe może przygotować dokumenty, ale zarząd powinien dopilnować całego procesu.
Tak. Brak sprawozdania w KRS może być widoczny dla kontrahentów, banków, leasingodawców i inwestorów. Może utrudnić finansowanie, przetargi albo ocenę sytuacji spółki.
Źródła:
