Sytuacja, w której kontrahent informuje, że nie widzi faktury w KSeF, nie zawsze oznacza błąd po stronie sprzedawcy. Przyczyną może być brak numeru KSeF, odrzucenie faktury przez system, błędny NIP nabywcy, niewłaściwe uprawnienia po stronie kontrahenta, problem z programem do fakturowania albo zwykłe wyszukiwanie faktury w złym miejscu.
W KSeF kluczowe znaczenie ma status dokumentu. Faktura jest uznana za otrzymaną w systemie w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego KSeF1. Jeśli faktura ma numer KSeF, zasadniczo została przyjęta przez system. Jeśli numeru nie ma, dokument mógł pozostać w programie jako roboczy, oczekujący na wysyłkę albo odrzucony przez KSeF.
Pierwsze pytanie brzmi: czy faktura została faktycznie przyjęta przez KSeF? Nie wystarczy, że dokument został przygotowany w programie do fakturowania. Faktura może być zapisana jako robocza, gotowa do wysyłki, oczekująca, odrzucona albo przyjęta. Dopiero nadanie numeru KSeF oznacza, że dokument przeszedł przez system.
Warto sprawdzić w programie:
Jeśli faktura nie ma numeru KSeF, kontrahent nie zobaczy jej w systemie jako faktury przyjętej. Wtedy problem jest po stronie wystawienia, wysyłki, walidacji dokumentu albo połączenia z KSeF.
Nie. W KSeF nie trzeba czekać na akceptację faktury przez odbiorcę. Jeżeli system nadał fakturze numer KSeF, faktura jest uznana za otrzymaną przez nabywcę. Oznacza to, że brak reakcji kontrahenta albo informacja „nie zaakceptowaliśmy faktury” nie decyduje o ważności dokumentu2.
To ważna zmiana organizacyjna. W tradycyjnym obiegu dokumentów przedsiębiorcy często czekali na maila, PDF, potwierdzenie odbioru albo zaksięgowanie dokumentu po stronie nabywcy. W KSeF podstawowym punktem odniesienia jest przyjęcie faktury przez system i nadanie jej numeru.
Jeśli kontrahent nie widzi faktury, a Ty nie masz numeru KSeF, bardzo możliwe, że faktura została odrzucona. Wtedy dokument nie trafił skutecznie do systemu i nie będzie widoczny po stronie nabywcy.
Odrzucenie może wynikać z błędów technicznych lub danych, takich jak nieprawidłowa struktura pliku, błędny format daty, brak wymaganego pola, problem z NIP-em, niezgodność kwot, błędna stawka VAT albo problem z oznaczeniem rodzaju transakcji. W takiej sytuacji trzeba sprawdzić komunikat błędu, poprawić dokument i wysłać go ponownie.
Nie warto wystawiać drugiej faktury „na wszelki wypadek”, dopóki nie wiadomo, co stało się z pierwszą. Najpierw trzeba ustalić, czy dokument został przyjęty, odrzucony czy w ogóle nie wyszedł z programu.
Jeżeli faktura ma numer KSeF, ale kontrahent jej nie widzi, trzeba sprawdzić dane nabywcy. Najważniejszy jest NIP. Jeżeli został wpisany błędnie, faktura może nie być widoczna u właściwego odbiorcy. Błąd może dotyczyć jednej cyfry, prefiksu kraju, rodzaju kontrahenta albo wyboru niewłaściwego podmiotu z bazy.
Warto sprawdzić:
Błędny NIP to jedna z sytuacji, której nie należy poprawiać przez wystawienie drugiej faktury bez analizy. Jeśli dokument został już przyjęty przez KSeF, trzeba ustalić właściwy sposób korekty.
Zdarza się, że faktura jest poprawnie wystawiona, ma numer KSeF, ale nabywca nadal jej nie widzi. Przyczyną może być sposób wyszukiwania. Kontrahent może filtrować dokumenty po złym zakresie dat, sprawdzać niewłaściwy podmiot, korzystać z programu, który nie pobrał jeszcze faktur, albo szukać dokumentu po numerze wewnętrznym zamiast po numerze KSeF.
W bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów faktury wystawione dla danego podatnika są dostępne po zalogowaniu w zakładce z listą faktur. Regularne sprawdzanie otrzymanych faktur ma znaczenie również dla terminu płatności i organizacji obiegu dokumentów3.
Jeśli kontrahent korzysta z komercyjnego programu, problem może dotyczyć synchronizacji. Faktura jest w KSeF, ale program nabywcy nie pobrał jej automatycznie albo pobrał ją z opóźnieniem.
To, że firma jest nabywcą na fakturze, nie oznacza, że każda osoba w tej firmie widzi dokument w KSeF. Problem może dotyczyć uprawnień użytkownika. Osoba, która szuka faktury, może nie mieć dostępu do faktur danego podmiotu albo logować się do niewłaściwej firmy.
Po stronie nabywcy warto sprawdzić:
Modele uprawnień w KSeF mają znaczenie szczególnie w większych firmach, grupach VAT, jednostkach organizacyjnych i sytuacjach, w których faktury obsługuje kilka osób lub biuro rachunkowe4.
W relacji między przedsiębiorcami podstawowym kanałem obiegu faktur jest KSeF. W praktyce wiele firm nadal przesyła kontrahentowi informację pomocniczą, na przykład numer faktury, numer KSeF, wizualizację PDF albo wiadomość z informacją, że dokument został wystawiony. Taki PDF może ułatwić pracę operacyjną, ale nie zastępuje statusu dokumentu w KSeF.
Inaczej może być przy odbiorcach, którzy nie korzystają z KSeF w taki sam sposób, na przykład konsumentach lub wybranych podmiotach zagranicznych. W takich przypadkach sposób udostępnienia faktury może wymagać dodatkowego uzgodnienia poza systemem, a data faktycznego otrzymania może mieć znaczenie według zasad przewidzianych dla takich odbiorców5.
Jeśli jesteś sprzedawcą i masz pewność, że faktura została przyjęta przez KSeF, warto przekazać kontrahentowi komplet informacji, które ułatwią odnalezienie dokumentu.
Możesz wysłać:
Dobrze jest też zapytać kontrahenta, czy szuka faktury bezpośrednio w KSeF, czy w swoim programie księgowym. Jeśli tylko w programie, problem może dotyczyć integracji lub synchronizacji, a nie samego KSeF.
Nie da się tego ocenić bez sprawdzenia statusu faktury. Jeśli faktura nie ma numeru KSeF, została odrzucona albo zawiera błędny NIP nabywcy, problem najczęściej leży po stronie wystawcy lub programu, z którego korzysta. Jeśli faktura ma numer KSeF, dane nabywcy są poprawne, a dokument został przyjęty, problem częściej dotyczy wyszukiwania, uprawnień albo programu po stronie kontrahenta.
W praktyce warto przyjąć prostą zasadę: najpierw sprawdzamy status dokumentu u sprzedawcy, potem dane nabywcy, a dopiero później dostęp i ustawienia po stronie kontrahenta. Taki porządek pozwala uniknąć niepotrzebnych korekt i chaosu w dokumentach.
Największym błędem jest ponowne wystawienie tej samej faktury bez sprawdzenia, czy pierwsza została już przyjęta przez KSeF. Może to prowadzić do duplikatów, nieprawidłowej numeracji, błędów w rozliczeniach i konieczności wystawiania korekt.
Nie warto:
Jeśli faktura została przyjęta przez KSeF, dalsze działania trzeba planować ostrożnie. Błąd w przyjętej fakturze zwykle wymaga korekty, a nie ręcznej edycji dokumentu.
W AT Koncept pomagamy przedsiębiorcom uporządkować proces wystawiania, odbierania i przekazywania faktur w KSeF. Jeśli kontrahent nie widzi faktury, wspieramy w ustaleniu, czy problem dotyczy statusu dokumentu, danych nabywcy, numeru KSeF, uprawnień, konfiguracji programu czy obiegu dokumentów między firmą a księgowością.
W praktyce możemy pomóc w takich obszarach jak:
To szczególnie ważne wtedy, gdy firma wystawia faktury samodzielnie, ale chce mieć pewność, że dokumenty są poprawnie przyjmowane w systemie i trafiają do księgowości w sposób umożliwiający prawidłowe rozliczenie podatków.
Jeśli kontrahent nie widzi faktury w KSeF, najpierw sprawdź, czy dokument ma numer KSeF. To podstawowa informacja, która pozwala odróżnić fakturę przyjętą przez system od dokumentu roboczego, odrzuconego albo niewysłanego.
Jeżeli numer KSeF został nadany, sprawdź dane nabywcy i przekaż kontrahentowi informacje ułatwiające odnalezienie faktury. Jeśli dane są poprawne, problem może leżeć po stronie uprawnień, konta, filtrów wyszukiwania lub programu używanego przez nabywcę. Nie wystawiaj drugiej faktury bez upewnienia się, co stało się z pierwszym dokumentem.
Jeśli faktura została przyjęta przez KSeF i ma numer KSeF, co do zasady została wystawiona i otrzymana w systemie. Brak widoczności po stronie kontrahenta może wynikać z dostępu, wyszukiwania, programu albo uprawnień.
Numer KSeF oznacza, że system przyjął fakturę i nadał jej unikalny identyfikator. To podstawowy dowód, że dokument przeszedł przez KSeF.
Możesz wysłać wizualizację PDF jako informację pomocniczą, ale w relacji B2B podstawowe znaczenie ma faktura przyjęta w KSeF. PDF nie powinien zastępować faktury ustrukturyzowanej, jeśli dokument podlega wystawieniu w KSeF.
Nie należy wystawiać kolejnej faktury bez analizy. Jeśli dokument został przyjęty przez KSeF, trzeba skonsultować sposób poprawienia błędu, najczęściej przez odpowiednią fakturę korygującą.
Źródła:
